۱- سرورهاي Fax2Email پس از زنگ خوردن پاسخ داده و صداي مخصوص سوت فاكس را براي تماس گيرنده ارسال مي كنند. ۲- در صورتي كه تماس گيرنده يك ارسال كننده فاكس باشد بلافاصله ارتباط برقرار شده و سرورهاي Fax2Email فاكس مربوطه را دريافت مي كنند. ۳-فايل فاكس دريافتي در يك فضاي حافظه كه به صورت ۱۲۸ بيتي رمزنگاري شده است ذخيره و بلافاصله سرور ها از طريق سرور بانك اطلاعاتي Fax2Email بررسي مي كنند كه فاكس دريافتي متعلق به كدام يك از مشتركين مي باشد. ۴- در اين مرحله يك پست الكترونيك به همراه فايل فاكس دريافتي در فرمت پي دي اف براي مشترك ارسال مي گردد. ۵- پس از مطمئن شدن از ارسال صحيح پست الكترونيك فايل فاكس دريافتي به صورت غير قابل بازگشت مطابق با استانداردهاي جهاني حذف مي گردد.